スマホのアプリも便利なものが多く、情報をクラウドで管理するのが当たり前になってきました。しかし、「紙の方が落ち着くし、書くことで覚えられる」という人も多いはず。
今回は、そんな「紙派」のあなたが自信を持って紙ライフを送れるような情報を紹介します。もちろん、これから紙派に切り替えようかな？という人にもオススメです。
この記事でわかること
- 紙媒体デメリットをメリットに変える方法
- 紙派にありがちなミスを減らす方法
- 明日から使えるメモ術
この記事では、鈴木真理子さんの《 仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術 》を参考にしています。
ビジネスインストラクターとして、原稿を書くことを生業としていらっしゃる鈴木さんですが、元から「紙派」だったわけではないんだとか。
そんな彼女は、メモ魔になってからうっかりなミスが激減したそうです。
メモのプロのノウハウを実践して、できるビジネスマンに近づきましょう！
もくじ
紙媒体のメリット・デメリット
まずは、「自信を持って」紙派でいるために、紙媒体（紙のノートやメモ）のメリットとデメリットを確認しましょう。
- 複数枚を俯瞰して見やすい
- 折ったり、貼ったりできる
- iPadなどと比べて、軽い
- 液晶より、ブルーライトが少ない
紙媒体を使う最大のメリットは「複数枚を俯瞰して見やすい」ということ。kindleなどで本を読み返すとき、全ページをサラッとめくることができないので、お目当てのページがなかなか見つからない…ということも少なくないはず。
紙の本であれば、めくることが出来ますし、メモなどであればズラッと並べて見ることが出来ます。
また、紙ですから折ったり、貼ったりすることが出来ます。ビジネス用語の単語帳を作って半分におり、答えを隠しながら勉強したり、メモをそのままノートに貼ることも可能です。
「軽い」というのも紙媒体のメリットです。筆者は本を読む用にiPadを持ち歩いているのですが、重たいんです。
カフェなどで作業と読書をするときは、パソコンとiPadを持っていく必要があるので、さらに重い。その点、必要な紙媒体だけ持ち運べば、iPadなどよりも軽くなります。
最後に紹介するメリットは「ブルーライトが少ない」ということ。ブルーライトは太陽光にも含まれているので、紙媒体を使ってもブルーライトは目に入ってきます。
しかし、自ら発光してブルーライトを放っている液晶に比べれば、紙媒体からのブルーライトは少なくなるのです。
- リマインドしてくれない
- 紛失や持ってくるのを忘れるリスクがある
- クラウドに保存する際にデータ化の必要がある
- 紙が劣化する
紙媒体を使うデメリットは、なんと言ってもリマインドしてくれないことです。自分の目で確認しないと見逃してしまう危険性があります。
また、紛失や忘れ物のリスクも紙媒体の大きなデメリット。実物がないと意味がなく、クラウドに保存するためにデータ化する（写真を撮るなど）のも手間がかかります。
さらに、年月が経つにつれて紙は劣化してしまうので、汚れたり破れたりしてしまいます。
これらのデメリットをフォローする「習慣」も後ほど紹介します。
スケジュール帳とメモの失敗しない書き方
同じ紙媒体であるスケジュール帳とメモ。しかし、用途は明確に違いますよね。これから準備するという人はこちらを参考に道具を揃えて見てくださいね。
消えないペンを使うと、予定が変更したときに、修正の二重線オンパレードになって、見にくくなります。これによって、ミスを誘発する可能性も増えてしまいます。
そこで、オススメなのはフリクション。消して書き直せるというのが最大の魅力ですし、スケジュール帳の性質に合致していますよね。
マーカーで色分けをして、どんなジャンル（締切・外出・打合せ・休日… etc.）の予定が入っているかが、直感的に分かれば、優先順位をつけて見落としなく仕事を進められます。
筆者の場合、書類などの提出締切には赤マーカーを引くようにしています。スケジュール帳を開いた時、パッと赤のラインが目に入るので、締切日を意識して作業に取り掛かることができるのです。これで、直前にドタバタすることもなくなります。
色の数には注意しましょう。あまりカラフルになりすぎると、強調効果が薄れて色分けの意味がなくなってしまいます。オススメは 2 色から 4 色です。自分の予定を確認して、何種類のジャンルで分けられそうか考えてみましょう。
赤や黄色は緊急性を感じる色なので、締切や外せない打合せなどに使うと良いですね。「このジャンル ＝ この色」と決めたら、変えないのが鉄則。気分でコロコロと変えてしまうと、ミスの原因になります。
メモで使うペンは、自分が使いやすいと思うものを使いましょう。筆者は左利きで、インクが出にくくなったり、字を擦ってかすらせたりするので、乾きの早いボールペンを使うことが多いです。
聞き手に関係なく、書いた感触や線の雰囲気でも好みがあると思いますので、自分の好きなペンを使いましょう。
スケジュール帳と違い、メモの場合は、変更なども記録として残しておいた方が良いため、文字を綺麗に消す必要がないのです。もちろん、書き損じた時に消したい！という方は、フリクションでも OK です。
メモは、急いで書くことが多いもの。色に凝って見やすくしたい気持ちをグッと堪えて、書き逃しの無いように一色で書きましょう。
とはいえ、読みにくいメモになっては本末転倒なので、自分なりの協調ルールを作ってメモを装飾しましょう。例えば、「決定事項は四角で囲む」や「疑問点には大きな《？》の印をつける」などです。
議題が変わった時に、キレイに段落分けをするだけでも見やすいメモになります。
上手なメモの管理方法
紙媒体のメリットを活かすも、デメリットを活かすも、管理の仕方次第。OCRの技術が発達した今なら、クラウドでの管理もサッと簡単にできて、しっかりバックアップも取れますね。
メモは、一枚ずつ外せるレポートパッドをオススメします。ノートと違い、一つ持っていればジャンルの違う場面でも、使いまわすことができます。また、仕分けもしやすく、ルーズリーフのようにバインディングする手間も入りません。
ただし、一枚ずつ外せる代わりに、順序が分からなくなるリスクがあります。そんなときのために、メモの隅っこに数字をふること（ナンバリング）をしておきましょう！例えば「戦略会議メモ」の 一枚目であれば、「S – 1」とするなど、素早く書けて分かりやすいものにするのがポイントです。
メモの管理はファイリングで行いましょう。ジャバラ式ではなく、ポケットがひとつのファイルがいいでしょう。
ジャバラ式や複数ポケットがついているものは、メモを入れ過ぎてしまい、必要ないメモを毎回持ち歩くことになります。メモをペリペリと外したら、すぐにファイリングすることを心がけましょう。
ファイルは、ジャンルごとに色を変えておくと、持ち出しミスが減ります。ファイルの表面にメモのジャンルを書くだけだと、急いでいる時に確認せずに違うファイルを持って行く可能性があります。
紙媒体のデメリットとして「紛失のリスク」がありますよね。コピーをとってもいいのですが、バックアップに関してはデジタルに頼るのもありです。
画像ファイルなどから文字を認識するOCRという技術が発達しているので、スマホで撮影するだけで、スキャナーでスキャンしたようなPDFファイルを作成できるんです。
筆者が使っているのは、OCR付きのスキャンアプリAdobe Scan（ iPhone版 / Android版 ）です。スマホでメモを撮影して、サッと保存ができます。フォルダを作ってファイルを仕分けすることもできるので、管理も簡単です。
Google や Apple のアカウントでログインでき、無料で十分使いことができます。また、Adobe は PDF を開いたり編集できる Adobe Acrobat などを開発している会社なので、信頼度も高いのが特徴です。
紙媒体を活かすための習慣
紙のスケジュール帳は、肌身離さず持ち歩きましょう。急な予定変更があった時に、とりあえずGoogleカレンダーに書いておこう…とすると、後でスケジュール帳に書き忘れて、予定をすっぽかす…なんてことが起こりうります。
スケジュール帳への記入を最優先にしましょう。
また、スケジュール帳に書いてある予定は、基本開いている月しか見ません。しかし、次月の最初に締切がくることもあるでしょう。見落としがちな次月の予定を定期的に確認するのもミスらないポイントです。
紙媒体には、リマインド機能のないため、自分で確認する必要があります。しかし、作業に夢中で確認していなかった…ということもあるでしょう。
そんな悲劇が起きないように、チェックするタイミングを決めておきましょう。例えば、下のような時に、チェックするというルールを設けてみましょう。
- 朝起きた時
- 仕事を始める前
- ひとつ仕事が終わった時
- 就寝前
スケジュール帳は予定をたてたり、確認するものなので、「この後、何をするべきか」と考えるタイミングで、定期的に見る習慣をもつといいかもしれません。
また、スマホと違いバッテリー切れもないので、机の上で開きっぱなしにしておけば、ストレスなく確認することができます。
書き逃しを減らすメモ術
急いでメモを取るときは、漢字をカタカナで書きましょう。例えば「総務」という漢字を書くと時間がかかります。
しかし、「ソーム」ならすぐに書くことができますよね。画数の多い漢字の場合は、カタカナで書くと、聞き逃し・書き逃しなく、メモを取ることができます。
また、素早くメモを取る方法として「速記」という書き方があります。国会の議事録をつけたりする際に使われるもので、記号化された文字を使ってメモする方法です。
しかし、覚えるのに時間がかかるうえ、自分しか読めないメモになってしまうので、筆者的には漢字をカタカナで書く程度で良いと思っています。速記が気になった方は、リンクから速記に関する記事を読んでみてくださいね。
新しい仕事場に来ると、機械の使い方や書類の提出場所など、基本的な作業の手順を教えてもらうことが多いでしょう。
しかし、いざ自分でやってみようとすると、メモの意味が分からず、結局先輩に聞く…ということもあります。新人のうちは聞いても良いのですが、ずっと新人気分でいると「成長しないやつだ」というレッテルを貼られてしまいます。
「万年新人やろう」にならないためにも、手順メモはバッチリ書いて残しておきましょう。手順メモで、一番大事なのは「再現性」です。次見た時に、1 から 10 まで再現できるかが肝です。筆者がカラオケのバイトを始めた時に手順メモがこちらです。
今日は、早番だからレジ開けしよう！
レジ開け用メモ：「Alsok の箱からレジの鍵を取り出す」
よし、レジの鍵は…あれ… Alsok の箱ってどれだ？
手順メモにある固有名詞（Alsok の箱）が、どこにあるのか分からない！というのが、筆者のあるあるミスでした。やるべきことが分かっていても、行動に移せないと意味がありません。
手順メモを書く際には、説明された言葉をそのまま書くのではなく、必要なものがどこにあるかを図や言葉で残しておくことがポイントです。
自分で手順メモを書いた時、頭の中がまっさらな状態で読んでも再現できるかをしっかり意識して書くようにしてみましょう！
まとめ
- スケジュール帳とメモを上手く使い分ける
- ペンやマーカーの色に一貫性をもつ
- チェックするタイミングを決めて習慣にする
- メモは速記性と再現性を意識して書く
さて、自信を持って紙媒体を使うことはできそうでしょうか？デジタルが優勢な今、なんでもかんでもスマホでという時代になっきています。しかし、紙にもメリットがありますし、自分りの仕事を紙媒体で管理するだけなら、誰にも迷惑はかかりません。
あなた自身が紙派なのであれば、紙のメリットを活かしつつ、デメリットを補いつつ、効率的に仕事が出来るはず。
でも、やっぱり情報をスマホで管理したい！という方は、こちらの記事をオススメします！
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