プレゼン資料を一通りまとめ終わると、一つ仕事が終わったような気がして安心しますよね。あとは次の会議で発表するだけ…と、ホッと一息ついているかもしれません。
しかし、人間とは単純で、ものづくりに時間をかければかけるほど、「いいものができた」と思い込みやすいのです。
例えば、行列のできる占い師に運勢を見てもらうと、並ばない時よりも心なしか「当たった」と感じることが多いそうです。
「これだけ並んだんだから、当たっているはず」という心理学的な傾向があるんですね。
だからこそ、一度時間を空け、プレゼンをする前に資料の最終チェックするように心がけてみましょう。作っている最中には気が付かなかった改善点が見つかるかもしれません。
この記事では、そんな最終チェックの際に確認したほうがいいポイントをまとめています。
もくじ
古い情報になっていないか確認
正確なデータが記載されてるページへのリンクや自社サイトへのリンクなどが古くなっていないか、確認しておきましょう。リンク切れしていると、仕事が適当だと思われますし、不親切な資料になってしまいます。
また、データで渡す際はリンクをそのまま貼り付けてOKです。もし、紙の資料やプロジェクターでの表示だけの場合は、QRコードにしてから貼り付けると、見る人がリンク先にアクセスしやすくなります。
スライドに書いてある日付は、会議当日になっているでしょうか？スライドを開くたびに更新してくれるなどの便利な機能を使っているという方も注意が必要です。例えば、パワポの日付更新は、スライドを再度開いた時に行われるので、開きっぱなしの場合は日付が前にスライドを開いた時のままになっています。
聞き手は、一度気になってしまうと注意力が散漫になってしまうので、小さなことですがしっかりチェックをしておきましょう。
また、ページ数もちゃんとナンバリングされているか確認しましょう。ページ数は、聞き手に質問された時などに役に立ちます。「スライドの何ページを見ていただきますと…」と見るべきスライドの指示も的確になります。そのため、スライドのページが重複したりしていると、話し手も聞き手も混乱してしまいます。
ページの重複が起こりやすいのは、複数のスライドセットから一部分だけスライドを持ってきて統合した場合です。違うスライドセットなので、もちろんページ番号も違うため、重複したページが存在している可能性があります。統合する際に気をつけるか、最後一気にページ番号をふるという自分ルールを作っておくといいかもしれません。
ケアレスミスを確認
誤字や脱字は、推敲せず雑な印象を与えたり、仕事が出来なさそうな印象を与えてしまいます。ビジネスではもちろん、普段のコミュニケーションでも気をつけておいて損はないです。
しかし、人にはタイポグリセミアという現象が度々起こります。これは、「最初と最後の文字があっていれば、読めてしまう」という現象です。さらに作成者は内容も理解しているので、なんとなく文字を追ってしまいミスに気が付きにくいのです。
誤字・脱字を確実に見つける方法は3つあります。
ひとつめは「声に出して読む」ということ。声に出すには、一文字ずつ目で追う必要がありますし、読んでいるうちに日本語のおかしな箇所を発見することもできます。
ふたつめは、校正ツールを使うことです。Webページで「日本語 チェック」と検索すると無料ものも沢山出てきます。
また、お金をかけでも良い文にしたいという方は、文賢というツールなどがあります。良いツールかどうかは諸説ありますが、こちらのページで詳しくレビューされているので、気になる方は参考にしてみてください。
名前はその人を表す一番大切な要素。間違えるのは言語道断です。人名や社名を記載している場合は、漢字やつづりが間違っていないかしっかりチェックしておきましょう。
こちらの記事で参考にしている「超言葉術」という本を読むと、言葉に対する向き合い方が変わるのでオススメです。
書籍「心をつかむ超言葉術」から学ぶ！心に響く企画と提案の方法
また、自社の名前は文字ではなくロゴを使用すると、無意味な装飾にならずに見栄えも良くなります。
デザインの一貫性を確認
スライドの中に、意図しないフォントがないか確認してみましょう。スライドマスターで設定しているフォント以外のフォントを入れているところは要チェックです。
また、フォントにも相性があるので選び方にも気をつける必要があります。考えるのが大変という人は、「メイリオ × Arial」で設定し、文字のサイズや色でメリハリをつけるようにしましょう。
フォントに関してはこちらの記事も参考にしてみてくださいね。
【 垢抜けプレゼン資料 】”やらない” だけで、良いスライドになる！ダメポイント 10選
色の使い方には一貫性をもつ必要があります。例えば、ポジティブな内容は青色、ネガティブな内容は赤色など、スライド全体で色の印象を統一すると、聞き手も情報を整理しやすいです。
また、グラフの色も統一感をがあるか、確認しておきましょう。
自社と他社を比べるようなグラフなら、会社のブランドカラーと無彩色（グレーなど）のように、少ない色味で対比させておくと見やすくなります。
カラフルなスライドは華やかに見えますが、情報量が多いので一番伝えたいメッセージが埋もれてしまう可能性があります。
多くても 3 色までに絞り、無彩色のグラデーションを上手く使うようにしましょう。
スライドに写真やイラストを入れている場合、雰囲気が真剣さに欠けていないかを、確認しましょう。
せっかく真面目なメッセージを伝えているのに、いらすとやのようなポップすぎるイラストを載せてしまうと、メッセージ性が弱くなってしまいます。
ウケをとる箇所、真面目に伝える箇所をしっかりすみ分けして、聞き手を惹きつけながら情報もしっかり伝えられるスライドにしておきましょう。
ビジネスシーンで使いやすいイラスト素材は、この生地にまとまっているので要チェック！
【フリー素材 21選】パワポに使える商用利用可のビジネス向けイラストサイトを紹介
まとめ
さて、スライドのチェックは、バッチリできそうでしょうか？ちょっとしたミスで、頑張って作った発表の質を下げてしまうのは勿体無いです。
スライドが完成した直後は、達成感で見直す気分にならないかもしれませんが、少し時間をおいて発表前に最終確認をしてみてくださいね。
少し時間を置くことで、客観的にスライドを見直すことができますよ。
